これまで勤怠管理というと、タイムカードで打刻したり、手書きで自己申告したりするのが一般的でした。しかし、こうした手法の勤怠管理は問題が多く、毎月の集計は手間がかかる作業でした。
なぜ、今「正確な勤怠管理」がこれほどまでに難しいのでしょうか？
正確な勤怠管理が難しい「4つの理由」
●雇用形態の違い
社員の雇用形態は、会社によって違います。ひとつの会社内でも正社員・契約社員・アルバイトなど多様な働き方があり、それぞれ労働時間や勤務形態が異なります。 勤怠管理は、給与や手当にもかかわるため、社員一人ひとりの正確なデータの記録が必要ですが、月額・時給・歩合給など算定基準が多岐にわたるため、管理は複雑化しがちです。
●勤務形態の違い
全員が同じ勤務日数、出退勤時間とは限りません。特にシフト制の場合、時間は人それぞれ異なります。勤務形態が違うと、残業や休暇取得状況の把握が難しくなり、労働基準法に照らしたチェックもしにくくなります。
●社員の打刻忘れ
タイムカードや手書きでは、出張や直行直帰などの外出時に記録できず、後日報告や別途確認が必要でした。こうした手法では、打刻忘れや記入漏れ、不正申告のおそれがあります。 また、アナログな集計方法では手動での転記や計算が必要になり、これがミスの原因にもなり得ます。
●働き方の多様化
フレックスタイムや在宅勤務、リモートワークなど、社員が自分の裁量で働く時間を調整できるようになったことで、勤怠管理はさらに複雑になり、正確な勤務時間の把握が難しくなっています。
システム導入時に意識すべき「3つの注意点」
システムを導入すればすべて解決するわけではありません。自社に合ったものを選ぶための視点が重要です。
- スポット的に導入するか、全体的に導入するか 既存のオンプレ型システムなどを生かしつつ、補助的なシステムとして連携させるのか、あるいは抜本的な切り替えを図るのかを検討する必要があります。
- 経理・会計その他システムとの連動 経理・会計におけるシステム化（FinTech）が進んでいる場合、こうした他領域との連携・連動も意識しながら導入を進める必要があります。
- 会社の規模感・ステージに見合ったシステム選定を 従業員の人数規模に適した操作感か、アウトソーシングの程度、必要な帳票出力機能があるか。この点を見誤ると、逆に生産性や効率の低下を招く結果になりかねません。
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